Despachos jurídicos

Retos habituales del sector

Tres problemas aparecen en casi todos los despachos. Primero: duplicidad de datos entre el software del despacho, DATEV (estándar alemán de software fiscal), el correo electrónico y una hoja de Excel compartida que nadie reconoce tener. Segundo: plazos gestionados en categorías de Outlook, visibles solo para la persona que los introdujo. Tercero: el onboarding de clientes funciona en papel y formularios PDF, aunque al final los datos estructurados haya que teclearlos igualmente en el sistema del despacho. Estos tres puntos cuestan en un despacho mediano varios días-persona al mes: tiempo que falta para el trabajo real con los clientes.

Lo que construimos en concreto

Onboarding de clientes con un formulario estructurado que escribe los datos directamente en el software del despacho o en el CRM. Verificación previa con IA de la documentación presentada: el agente detecta documentos faltantes, comprueba inconsistencias evidentes y plantea preguntas antes de que se abra el expediente. Gestión de plazos con lógica de escalada: si se acerca un plazo y la persona responsable no está activa, se informa automáticamente a una sustituta. Flujo documental con versionado, separación clara por expediente y registro de auditoría. Conexión con DATEV para asesorías fiscales: OCR de comprobantes, clasificación del IVA, exportación EXTF.

Proyectos de ejemplo

Una asesoría fiscal alemana con unos quince empleados nos encargó la automatización de la preparación mensual para DATEV. La pipeline OCR clasifica los comprobantes, asigna previamente el IVA y prepara la exportación EXTF. La contabilidad solo revisa los casos excepcionales. Detalles en Referencias.

Otros proyectos para despachos están en preparación. Si se dirige a nosotros con un encargo concreto, hablaremos con gusto en una primera conversación de casos comparables que no podemos mostrar públicamente.

Marco regulatorio

Trabajamos con los tres marcos relevantes para el software de despacho. RGPD para el tratamiento de datos personales de clientes, con contratos de encargo del tratamiento para cada componente. Normativa profesional: en el caso de los abogados, la BRAO (Ley federal alemana de la abogacía) y la BORA (Reglamento profesional de la abogacía); en los asesores fiscales, el StBerG (Ley alemana de asesores fiscales); en los notarios, la Ley federal del notariado. Ley de blanqueo de capitales para la identificación y evaluación de riesgos de los clientes. Estos requisitos no son anexos al pliego de condiciones, sino decisiones de arquitectura: determinan dónde están los datos, quién los ve y cuánto tiempo se conservan.

Cómo iniciamos un proyecto en su sector

En la primera conversación aclaramos los tres puntos más importantes: ¿qué software de despacho está en uso y qué interfaces ofrece? ¿Qué procesos resultan hoy más dolorosos por su carácter manual? ¿Qué exigencias deontológicas debe reflejar la solución de manera explícita? Sobre esa base recibe en una semana un concepto por escrito con arquitectura, esfuerzo y precio cerrado.