Automatización DATEV-EXTF
Una asesoría fiscal alemana con unos quince empleados dedicaba cada mes varios días-persona a la preparación de comprobantes para DATEV (estándar alemán de software fiscal). Construimos una pipeline de OCR y clasificación que procesa automáticamente los comprobantes de entrada y de salida, asigna previamente el IVA y genera una exportación DATEV-EXTF limpia. La contabilidad solo revisa los casos excepcionales.
Punto de partida
La asesoría atiende a clientes pymes, entre ellos varias empresas de comercio electrónico con un alto volumen de comprobantes: cientos a miles de comprobantes por cliente al mes. La preparación seguía el modelo clásico: comprobantes que llegan por correo o por el portal del cliente, revisión visual, mecanografiado o registro semiautomático, asignación manual de cuenta y contracuenta, clasificación manual del IVA y, después, la exportación a DATEV. Por cliente se acumulaban así uno o dos días laborables al mes solo en tiempo de captura. Con veinte clientes comparables, el volumen total era considerable.
Solución
Construimos una pipeline que recibe los comprobantes por correo o por subida, ejecuta OCR sobre campos estructurados (fecha, número de comprobante, emisor, importe bruto, neto, tipo de IVA, país), clasifica la transacción y la convierte al formato DATEV-EXTF. La lógica de clasificación se calibró junto con la contable en varias iteraciones: qué combinaciones de cuenta y contracuenta para cada tipo de comprobante, cuándo se aplica la clave BU 240 para entregas intracomunitarias, cómo tratar las operaciones con terceros países. El OCR utiliza Claude Vision, la clasificación corre en Langflow, los datos se almacenan en PostgreSQL en nuestra infraestructura Hetzner de Frankfurt. Opcionalmente está disponible una variante on-premise: algunos clientes de la asesoría tienen requisitos de datos especialmente estrictos.
Resultado
La mayor parte de los comprobantes pasan ahora por la pipeline de forma automática. La contable solo revisa las excepciones marcadas: nuevos tipos de comprobante, importes inusuales, campos obligatorios ausentes. El tiempo mensual de preparación por cliente se ha reducido considerablemente. La asesoría habla en su comunicación interna de en torno a un setenta por ciento de ahorro de tiempo en el paso de captura; esa cifra se refiere a la actividad directa de captura, no al cierre mensual completo. Conforme al RGPD gracias al hosting en Alemania, con variante on-premise para clientes con exigencias mayores.
Lo que aprendimos
Tres conclusiones de este proyecto. Primero: DATEV-EXTF es más mecánico de lo previsto en cuanto la lógica de cuentas concreta del despacho está bien documentada. Pasamos casi toda la primera semana indagando verbalmente con la contable la lógica SKR03 de la casa: esas horas se rentabilizaron después cien veces. Segundo: el OCR nunca es del cien por cien. La pipeline debe construirse desde el principio sabiendo que habrá excepciones, y el flujo de trabajo debe encauzarlas con elegancia hacia la revisión humana, sin generar frustración. Tercero: los clientes de la asesoría reaccionan de forma muy distinta ante la «IA en la contabilidad». Hemos aprendido que una opción on-premise no es solo una funcionalidad técnica, sino a menudo lo que necesita una asesoría para retener a sus clientes más conservadores.
¿Tiene un problema similar?
Cuéntenoslo brevemente, le respondemos en un día hábil.
Solicitar un proyecto